Eltern-Portal

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Staatliches Gymnasium München Neufreimann, Friederike-Nadig-Allee 48, 80939 München (im Folgenden „die Schule“)

Die Schule ist als Anbieterin des Webangebotes Eltern-Portal verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts (siehe Art. 3 Abs. 2 BayDSG¹, Art. 4 Ziffer 7 DSGVO²) für die hier nachfolgend im Einzelnen dargestellten personenbezogenen Daten von Erziehungsberechtigten, Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und des Verwaltungspersonals der Schule.

Auftragsverarbeitung:

Für die technische Umsetzung, insbesondere die Überlassung der zum Betrieb der Website erforderlichen Software und der Wartung, bedient sich die Schule als Auftragnehmer der art soft and more GmbH, Brunhildenstr. 27, 80639 München, Telefon 089 - 17 87 91 42, E-Mail: kontakt@artsoftandmore.com, Vertretungsberechtigter: Siegfried Löhr, Homepage: www.artsoftandmore.com. Letztere nutzt für die Serverinfrastruktur und deren Anbindung an das Internet die Leistungen der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen als Nachunternehmer.

Die Schule schützt die Privatsphäre und die privaten Daten der Webseite-Benutzer. Die Schule verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutz-Information und den geltenden Rechtsvorschriften, insbesondere nach dem Bayerischen Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen³, der jeweils maßgeblichen Schulordnung, der Lehrerdienstordnung sowie nach dem Telemediengesetz⁴ - soweit jeweils einschlägig - in der aktuell gültigen Fassung.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Die Schule bittet daher Sie als Erziehungsberechtigte und soweit Ihr Kind/Ihre Kinder das 14. Lebensjahr bereits vollendet haben auch dies/diese, die nachfolgenden Ausführungen sorgfältig durchzulesen.

1. Erheben, Verarbeiten und Nutzung personenbezogener Daten

1.1 Allgemeines
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf die Benutzerinnen und Benutzer der Website (Erziehungsberechtigte sowie Schülerinnen und Schüler) beziehen (siehe auch Art. 4 Ziffer 1 DSGVO).

1.2 Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Registrierung
Im Zusammenhang mit der einmaligen Registrierung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

1.2.1 Erziehungsberechtigte minderjähriger Kinder müssen als Pflichtangaben eine E-Mail-Adresse und ein Passwort für die spätere automatisierte Verarbeitung zur Nutzung der Website angeben. Im Rahmen der Einwilligung werden im nicht automatisierten Verfahren Name, Vorname, Adresse und Geburtsdatum zur Verifikation und zum Nachweis der Einwilligung erhoben.

1.2.2 Für volljährige Schülerinnen und Schüler, die das Eltern-Portal selbst nutzen wollen, gilt das vorstehend Gesagte entsprechend.

1.2.3 Zum Zwecke des webbasierten Abschlusses der Registrierung werden den Benutzern PINs zugeordnet.

1.3 Nutzungsdaten

1.3.1 Die Schule darf Nutzungsdaten (personenbezogene Daten einer Benutzerin/eines Benutzers, um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen) nur verarbeiten, soweit dies erforderlich ist. Nutzungsdaten sind insbesondere Daten zur Identifikation über den Nutzungszeitraum oder den konkreten Dienst.

1.3.2 Zur systeminternen Identifikation der Benutzerin/des Benutzers werden folgende Daten verarbeitet:

• Passwort
• E-Mail-Adresse

1.3.3 In diesem Zusammenhang verarbeitet die Schule personenbezogene Daten wie folgt: Informationen über den letzten Besuch der Website, um einen eventuellen Missbrauch der Zugangskennung anzuzeigen. Dies geschieht in der Regel durch die Speicherung von Datum und Zeit der letzten Anmeldung. Für die Dauer der Sitzung wird ein Cookie verwendet, um die Bedienung der Website zu erleichtern. Nähere Information zu Logfiles und Cookies siehe unten.

1.3.4 Eine Zusammenführung von Nutzungsdaten verschiedener Telemediendienste erfolgt nicht.

1.3.5 Eine Verwendung der Nutzungsdaten für Zwecke der Werbung, Marktforschung oder zur bedarfsgerechten Gestaltung der Telemedien erfolgt nicht.

1.3.6 Eine Verarbeitung von Nutzungsdaten im Sinne von Abrechnungsdaten ist ausgeschlossen.

1.4 Persönliches Profil / Inhaltsdaten / Weitere Verarbeitung von Kommunikationsdaten im Info-Portal

1.4.1 Mit dem Abschluss der Registrierung wird automatisiert eine Profilseite angelegt. Auf dieser werden die bei der Registrierung hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort als notwendige Kontendaten (Pflichtangaben) angezeigt und können von der Nutzerin/dem Nutzer auch nachträglich verändert werden.

1.4.2 Im persönlichen Profil können weitere Angaben, wie z.B. Titel, Vorname und Name, freiwillig erfolgen.

1.4.3 Für jedes Kind, welches Schülerin bzw. Schüler der Schule ist und für welches das Eltern-Portal genutzt werden soll, muss eine entsprechende Auswahl getroffen werden. Dazu muss die von der Schule zur Verfügung gestellte PIN verwendet werden.

1.4.4 Die Schule nutzt ihrerseits als Schulverwaltungsprogramm das Produkt „Info-Portal“. Hierbei handelt es sich um Application-Service-Providing (Softwareüberlassung).

1.4.5 Die beiden Systeme „Eltern-Portal“ und „Info-Portal“ – insbesondere deren Datenbestände – sind grundsätzlich physikalisch und logisch voneinander strikt getrennt. Der automatisierte Zugriff von einem auf das andere Portal ist nicht möglich.

1.4.6 Startet eine Benutzerin/ein Benutzer des Eltern-Portals eine Anfrage an die Schule oder will sie/er dorthin eine Information senden (z.B. Terminwunsch oder Krankmeldung), erfolgt dies unter Nutzung eines automatisiert pseudonymisierten Schlüssels. Dieser wird im Info-Portal erzeugt und kann nur dort deanonymisiert werden.

1.4.7 Personenbezogene Daten (z.B. Namen der Lehrkräfte, Stundenpläne, Sprechzeiten etc.) werden nicht vom Info-Portal in das Eltern-Portal speichertechnisch übertragen, sondern nur zur Laufzeit angezeigt. Soweit einzelne Prozesse (z.B. Terminwunsch) mit solchen weiteren Daten verknüpft werden müssen, erfolgt das ebenfalls unter Verwendung pseudonymisierter Schlüssel, die nur im Info-Portal wieder deanonymisiert werden können.

1.4.8 Durch das Starten eines entsprechenden Prozesses im Einzelfall (z.B. Krankmeldung, Terminwunsch) willigen die jeweiligen betroffenen Benutzerinnen und Benutzer darin ein, dass die dafür notwendigen Daten entsprechend dem Info-Portal zur Verfügung gestellt werden.

1.4.9 Auf die sodann im Info-Portal verfügbaren Daten haben nur die nach den für Schulen geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigten Lehrkräfte sowie das Verwaltungspersonal Zugriff. Für die weitere Verarbeitung dieser Daten im Info-Portal gelten die dafür maßgeblichen datenschutzrechtlichen Regelungen.

2. Allgemeiner Verwendungszweck

Die Schule verwendet die personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie die Daten der Erziehungsberechtigten, soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts anderes bestimmt ist, ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• zur organisatorischen Unterstützung der Erziehungsberechtigten minderjähriger Schülerinnen und Schüler / bzw. volljähriger Schülerinnen und Schüler im Zusammenhang mit dem Schulbesuch durch:
  • ergänzende Bereitstellung von schulbezogenen Informationen und
  • einer ergänzenden Kommunikationsplattform zur Übermittlung von Informationen, die den Schulbetrieb betreffen,
  • sowie zur Entlastung der Websitebenutzerinnen und -benutzer und der Schule bei der Abwicklung alltäglicher Verwaltungsaufgaben.
• zur Sicherstellung, dass die Nutzung der Website sicher und möglichst effektiv erfolgen kann.

3. Informationen über Ihren Computer, Cookies, aktive Komponenten und Targeting

3.1 Bei jedem Zugriff auf die Website verarbeitet die Schule automatisiert folgende Informationen über den jeweils zugreifenden Computer: Die IP-Adresse des Computers, die Anfrage des jeweiligen Browsers, sowie die Zeit dieser Anfrage. Die IP-Adresse des jeweiligen Computers wird dabei nur für die Zeit der jeweiligen Nutzung der Website gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert. Die Daten werden nur für einen begrenzten Zeitraum, entsprechend den Regelungen des DDG, gespeichert.

3.2 Die Schule verarbeitet außerdem Informationen über die Nutzung der Website durch die Verwendung sog. Browser-Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf dem Datenträger der Nutzerin/des Nutzers gespeichert werden und bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit dem Eltern-Portal über den Browser der Nutzerin/des Nutzers enthalten. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet wurden, sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen.

3.3 In den verwendeten Cookies werden lediglich die oben erläuterten Daten über die Nutzung der Website gespeichert. Dies erfolgt nicht durch eine persönliche Zuordnung, sondern durch Zuweisung einer Identifikationsnummer zu dem Cookie („Cookie-ID“). Eine Zusammenführung der Cookie-ID mit dem jeweiligen Namen der Nutzerin oder des Nutzers, der jeweiligen IP-Adresse oder mit ähnlichen Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu einer bestimmten Person ermöglichen würden, erfolgt nicht. Das Cookie gilt nur für die jeweilige Nutzungszeit der Website. Wie der Einsatz von Browser-Cookies unterbunden werden kann, wird unter Ziffer 3.6. erläutert.

3.4 Die Website verwendet keine Tracking-Technologien.

3.5 Die Website verwendet JavaScript.

3.6 Sollten die Nutzerin/der Nutzer eine Verwendung von Browser-Cookies nicht wünschen, kann der jeweilige Browser der Nutzerin/des Nutzers so eingestellt werden, dass eine Verarbeitung von Cookies nicht akzeptiert wird. Hier ist allerdings zu beachten, dass die Website in diesem Fall ggf. nur eingeschränkt oder gar nicht genutzt werden kann. Wenn nur die Cookies der Website, nicht aber die Cookies der erwähnten Dienstleister und Partner akzeptiert werden sollen, kann die Einstellung „Cookies von Drittanbietern blockieren“ im jeweiligen Browser gewählt werden.

4. Datensicherheit

4.1 Alle Informationen, die Website-Benutzerinnen und Benutzer an die Schule übermitteln, werden auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert. Eine Datenverarbeitung ist insoweit außerhalb der EU bzw. des EWR ausgeschlossen.

4.2 Es kann leider keine Gewähr dafür übernommen werden, dass die Übertragung von Informationen über das Internet vollständig sicher erfolgt, weshalb die Schule die Sicherheit der über das Internet an die Website übermittelten Daten nicht garantieren kann. Die Schule sichert die Website und sonstige Systeme jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung der Daten der Nutzerinnen und Nutzer durch unbefugte Personen ab. Insbesondere werden die personenbezogenen Daten zur Schule verschlüsselt übertragen. Dafür wird das Codierungssystem TLS (Transport Layer Security) genutzt.

4.3 Die Schule hat die Firma art soft and more GmbH (siehe oben) zum Betrieb des Eltern-Portals im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO beauftragt. Die Firma stellt die dem Eltern-Portal zugrundeliegende Software zur Verfügung und betreibt die dazu notwendigen Server und deren Anbindung zum Internet im Auftrag der Schule. Hierfür bedient sie sich des Rechenzentrums der Firma Hetzner Online GmbH als Nachunternehmerin.

5. Keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

5.1 Die Schule gibt personenbezogene Daten der Nutzerinnen und Nutzer nicht an Dritte weiter, es sei denn, es wurde in die Datenweitergabe eingewilligt oder die Schule ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.

5.2 Eine Übertragung von einzelnen Daten (z.B. im Zusammenhang einer Krankmeldung oder eines Terminwunsches) aus dem Eltern-Portal an das Info-Portal erfolgt nur dann, wenn im Einzelfall ein entsprechender Befehl in dem Funktionsangebot der Website ausgelöst wird. Insoweit wird darauf hingewiesen, dass konkrete Gesundheitsdaten oder Sozialdaten (siehe Art. 4 Ziffer 15 DSGVO sowie § 67 Abs.2 SGB X⁵) nicht über das Eltern-Portal übermittelt werden sollten (also zum Beispiel lediglich die Krankmeldung als solche und nicht den Grund der Erkrankung).

5.3 Bei der Übermittlung der entsprechenden Inhaltsdaten wird nur ein pseudonymisierter Schlüssel an das Info-Portal übertragen. Dieser kann nur von der Anwendung Info-Portal wieder aufgelöst (depseudonymisiert) werden. Innerhalb des Info-Portals erfolgt die weitere Verarbeitung zu den gleichen strengen Datenschutzbedingungen ausschließlich für schulinterne Zwecke (insbesondere zur Weitergabe der Information an die dafür schulintern nach schulrechtlichen Vorschriften zuständige Stelle).

6. Nutzung von anderen schulischen Datenbeständen / Schulverwaltungsprogramm

6.1 Im Rahmen der freiwilligen Nutzung der Kommunikationsdienste des Eltern-Portals, werden die entsprechenden Daten (z.B. ein Terminwunsch für ein Elterngespräch) an das Info-Portal (= entsprechend gesichertes und vom Eltern-Portal getrenntes Schulverwaltungsprogramm, auf welches nur Lehrkräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule Zugriff haben) übertragen. Der Personenbezug dieser Informationen wird bei der Übertragung zusätzlich und gesondert durch Verwendung eines Pseudonyms geschützt. Die Übertragung muss in jedem Einzelfall von der jeweiligen Nutzerin/dem jeweiligen Nutzer persönlich ausgelöst werden.

6.2 Soweit im Eltern-Portal zur Anzeige von Informationen andere schulische Daten genutzt werden (z.B. Namen von Lehrkräften), werden diese nicht in den Datenbeständen des Eltern-Portals gespeichert, sondern es erfolgt zur Laufzeit nur eine Anzeige dieser Daten. Die Datenbestände der beiden Anwendungen sind strikt voneinander getrennt.

7. Datenschutz und Websites Dritter

Die Website kann Hyperlinks zu und von Websites Dritter enthalten. Wenn einem Hyperlink zu einer dieser Websites gefolgt wird, ist zu beachten, dass die Schule keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen übernehmen kann. Bevor seitens der Nutzerinnen und Nutzer personenbezogene Daten an Websites Dritter übermittelt werden, ist sich über die dort jeweils geltenden Datenschutzbedingungen zu informieren.

8. Einwilligung / Freiwilligkeit

8.1 Die Nutzung des Eltern-Portals setzt eine vorher schriftlich gegenüber der Schule zu erteilende eigenhändig unterschriebene Einwilligung voraus:

8.1.1 Bei Erziehungsberechtigten von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, genügt die Einwilligung der Erziehungsberechtigten, die sich sowohl auf die eigenen wie auch die personenbezogenen Daten dieser Kinder beziehen muss;

8.1.2 Bei Erziehungsberechtigten von Kindern, die das 14. Lebensjahr bereits erreicht haben, ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten für die eigenen personenbezogenen Daten, sowie zusätzlich eine Einwilligung dieser Kinder für deren eigenen personenbezogenen Daten notwendig.

8.2 Soweit zum Zeitpunkt ab dem 14. bzw. 18. Geburtstag der jeweiligen Schülerinnen und Schüler die notwendigen Einwilligungen nicht bei der Schule vorliegen, wird der Zugang gesperrt. Wird die Einwilligung nach Aufforderung nicht unverzüglich erteilt, werden alle diesbezüglichen personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 10 dieser Information gelöscht.

8.3 Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit gegenüber der Schulleitung ohne nachteilige Folgen widerrufen werden. Wird die Einwilligung widerrufen, erfolgt die Löschung der Daten gemäß Ziffer 10 dieser Information.

8.4 Aus der Nichtteilnahme an dem Dienst Eltern-Portal entsteht kein Nachteil für die betroffenen Personen. In diesem Falle können die schulüblichen Kommunikationswege genutzt werden.

9. Hinweis zur rechtlichen Wirkung bei der Nutzung der Kommunikationsdienste

Soweit Nutzerinnen und Nutzer des Eltern-Portals über dessen Funktionen mit der Schule kommunizieren, dient das zunächst der schnelleren Information der Schule und damit der Verwaltungsvereinfachung. Soweit nach Rechtsvorschriften allerdings eine Erklärung in Schrift- oder Textform erwartet wird (z.B. bei einer Krankmeldung), muss diese in jedem Fall gesondert formgerecht nachgeholt werden.

10. Löschung von Daten / Regelfristen

10.1 Die persönlichen Daten, Kommunikationsdaten und nutzungsbezogenen Daten werden im Eltern-Portal gelöscht, wenn die Betroffenen die erteilte Einwilligung widerrufen.

10.2 Die Kommunikationsdaten (also im Wesentlichen alle Daten außer den im Folgenden als "Grunddaten" bezeichnete Daten) werden automatisch jeweils spätestens am Ende des laufenden Schuljahres gelöscht, in aller Regel bereits am 31. Juli. Die persönlichen Daten und Nutzungsdaten (in Anlage 2 der BaySchO im Wesentlichen als "Grunddaten" bzw. "Stammdaten" gemäß Nr. 3.1.1, 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 definiert) werden jeweils spätestens am Ende des Schuljahrs gelöscht, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt (Schulwechsel oder Beendigung des Schulbesuchs, vgl. Nr. 5 der Anlage 2 Nr.5 zur BaySchO).

Im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts besteht ein Recht auf Auskunft sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung der gespeicherten Daten der Nutzerinnen und Nutzer. Fragen bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Schule sind an die Schule unter den angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Die Schule behält sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Die Website sollte hinsichtlich der Informationen über die jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen aufgesucht werden.

Im Übrigen wird auf die Homepage (www.bsi-fuer-buerger.de) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie die dortigen Informationen, praktischen Tipps und Empfehlungen verwiesen. Besonders folgende Empfehlungen des BSI sind zu beachten:

• Basisschutz für Computer und Smartphone
• Schutzprogramme
• Passwortvergabe