Framkvæmd á áhættumati með OiRA
Hefja nýja lotu
Frá stjórnborðinu
Til að hefja nýtt áhættumat af heimaskjánum, eða „stjórnborði“ OiRA, smelltu á „Byrja nýja lotu“. Spjaldborð mun birtast með tveimur mismunandi valkostum til að hefja mat þitt.
Að hefja áhættumat frá grunni
Notaðu þennan valkost til að byrja með hreint sniðmát þegar þú ert að gera áhættumat þitt í fyrsta skipti. Þú getur valið tól úr verkfæra-fellilistanum til að leiðbeina þér í gegnum matið.
Að byggja á fyrirliggjandi áhættumati
Notaðu þennan valkost ef þú hefur þegar gert áhættumat með ákveðnu verkfæri áður. Þú getur valið fyrirliggjandi áhættumat sem þú vilt endurnota úr fellilistanum, til að nota það sem grunn að nýju áhættumati. Það er skynsamlegt að endurnýta áhættumat þegar lítið hefur breyst, t.d. þegar þú þarft aðeins að uppfæra svörin við einhverjum spurningum eða ákveðnum hlutum aðgerðaáætlunarinnar.
Þegar þessi valkostur er valinn er búið til afrit af völdu fyrra áhættumati. Afrit af læstu áhættumati eru sjálfgefið ólæst.
Frá verkfærasíðunni
Einnig er hægt að hefja áhættumat með tóli að eigin vali á yfirlitssíðu verkfæra og einnig af einstökum verkfærasíðu. Smelltu á „Hefja áhættumat“ fyrir þennan valkost. Með þessari leið geturðu einnig valið á milli þess að hefja nýtt áhættumat frá grunni eða byggja það á fyrra mati. Aðeins áhættumat sem gert var með sama tóli mun birtast í fellivalmynd matsins. Ef þú hefur aldrei gert áhættumat með völdum tóli áður, þá mun nýtt áhættumat hefjast strax þegar þú smellir á „Hefja áhættumat“.
Opna áhættumat
Þegar þú hefur byrjað áhættumat getur þú farið aftur á það hvenær sem er á stjórnborðinu undir fyrirsögninni „áhættumötin mín“. Þaðan getur þú líka byrjað nýtt áhættumat.
Stikað um áhættumat
Hvert áhættumat leiðir þig í gegnum fjölmörg skref. Þau má sjá í aðalvalmyndinni til vinstri á skjánum:
- Undirbúningur
- Þátttaka
- Greining + Mat
- Aðgerðaáætlun
- Skýrsla
- Staða
Uppbygging viðkomandi verkfæris fer eftir ákvörðunum landsskrifstofu OiRA/hugbúnaðarhönnuðarins. Í sumum verkfærum er aðgerðaráætlunina að finna í greiningar- og matsskrefinu. Í slíkum tilvikum birtist valmyndin til vinstri með eftirfarandi hætti:
- Undirbúningur
- Þátttaka
- Mat
- Skýrsla
- Staða
Undirbúningur
„Undirbúningur“ er þar sem þú byrjar hverja lotu/verkfæri. Þar gefur þú áhættumatinu nafn sem síðar mun hjálpa þér við að greina á milli mismunandi áhættumata sem þú hefur búið til í verkfærinu.
Hlekkurinn „Frekari upplýsingar um verkfærið…“ veitir frekari upplýsingar um valið verkfæri og þá sem tóku þátt í þróun þess.
Þegar þú hefur smellt á „Byrja“ getur verið að aukalegar spurningar birtist, það fer allt eftir verkfærinu sem þú ert að nota. Þessi undirbúningsskjámynd með „spurningum“ birtist aðeins hjá verkfærum sem bjóða upp á slíkt.
Hér getur þú:
- Valið eða hoppað yfir aðstæður eftir því hvort þær eiga við reksturinn þinn. Valið „já“ þar sem við á.
- Skráð rekstrareiningar, útibú eða búðir o.s.frv. Tengd áhætta verður endurtekin fyrir allar einingarnar sem þú skráðir.
Undirbúningsskrefið er mjög mikilvægt því þar skilgreinir þú rekstur þinn með nákvæmum hætti og tengda áhættu sem fyrirtækið þitt stendur frammi fyrir. Eftir að þú hefur smellt á „vista og halda áfram“ ferðu yfir í næsta hluta, „þátttaka“.
Athugaðu: Mörg verkfæri búa ekki yfir upphafsspurningunum því þær nota þær ekki til að sérsníða verkfærið. Við slíkar aðstæður er hoppað sjálfkrafa yfir þessa skjámynd.
Þátttaka
Þetta skref er áminning um mikilvægi þess að starfsmenn taki þátt og sýnir hvernig tryggja megi þátttöku starfsmanna með mismunandi hætti. Hér getur þú sótt eða prentað út innihald áhættumatsins til að deila með launþegum/starfsmönnum þínum. Það tryggir að launþegar geti tekið þátt í mati á aðstæðum á vinnustað sínum.
Mat
Í þessu skrefi leggur þú mat á hættur og vandamál í fyrirtækinu þínu.
Athugaðu: Það fer eftir því hvernig viðkomandi samstarfsaðili OiRA setti upp verkærið hvort skrefið „aðgerðaáætlun“ (sjá að neðan) er hluti af þessari skjámynd. Í slíku tilviki er allt skrefið nefnt „mat“ og liðirnir, sem fjallað er um í „aðgerðaáætlun“ munu birtast í greiningu og mati á hverri áhættu.
Til vinstri á skjánum, undir „greining ´mat“/„mat“ sérðu öll efnisatriðin/áfangana sem finna má í verkfærinu. Efnisatriðin, sem þú ert að skoða, eru auðkennd.
Greining
Þú þarft að ákveða fyrir hverja áhættu hvort fullyrðingin um tiltekið ástand eigi við um fyrirtækið þitt. Þú getur svarað með eftirfarandi hætti:
- Já: ef þú svarar fullyrðingunni með „já“ er ekki þörf á frekari aðgerðum því þú hefur metið sem svo að áhættan sé ekki til staðar.
- Nei: ef þú svarar fullyrðingunni með „nei“ er þörf á frekari aðgerðum. Þú verður beðinn um að ákveða tilteknar ráðstafanir.
- Á ekki við: sumar áhættufullyrðingar bjóða upp á valkostinn „á ekki við“ ef áhættan á ekki við fyrirtækið þitt.
Undir hverri fullyrðingu er venjulega að finna frekari upplýsingar um tiltekna áhættu:
- Upplýsingar: stutt lýsing, stundum með myndum með frekari upplýsingum um áhættuna.
- Úrræði: aukalegar upplýsingar um áhættuna, eins og tilvísanir til laga og stefna. Stundum getur þú einnig fundið hér viðhengd skjöl til að lesa fyrir frekari upplýsingar.
- Athugasemdir: þú getur skráð eigin athugasemdir hér sem munu birtast í skýrslunni þinni í lok matsins.
Þegar þú hefur svarað áhættufullyrðingu og haldið áfram mun valmyndin til vinstri uppfærast með lituðu tákni sem gefur til kynna hvort þú hafir:
- svarað jákvætt (grænt hakmerki)
- svarað neikvætt (rauður kross)
- frestað (appelsínugult spurningamerki)
Gráta táknið helst fyrir ósvaraðar spurningar.
Mat
Í þessu skrefi leggur þú mat á forgang áhættu sem þú hefur borið kennsl á.
Athugaðu: Í sumum OiRA-verkfærum er matið ekki sýnt. Það fer eftir því hvernig landsskrifstofan/OiRA hugbúnaðarhönnuðurinn hefur sett upp viðkomandi OiRA-verkfæri.
Ef þú hefur greint áhættu til staðar (sýnt með rauðum krossi) mun matshlutinn birtast. Eftir matsaðferðinni, sem valin hefur verið fyrir hverja áhættu, verður þú beðin/n um að:
- leggja mat á forganginn: hár, meðalhár eða lágur
EÐA
- svara nokkrum spurningum um tíðni, alvarleika og líkur á áhættunni svo að hægt sé að reikna út forganginn út frá svörum þínum.
Forgangsáhættutegundir sem atvinnugrein hefur valið:
Sumar áhættutegundir eru taldar mjög mikilvægar af landsskrifstofunni/hugbúnaðarhönnuðinum sem bjó til viðkomandi OiRA verkfæri. Þú þarft ekki að leggja mat á slíkar „forgangsáhættutegundir“ því forgangur þeirra er sjálfkrafa stilltur á „hátt“.
Sérsniðnar áhættutegundir
Þegar þú hefur svarað öllum áhættuefnisatriðunum í „greining + mat“/„mat“ ferðu í valkvæða efnisatriðið „önnur áhætta“. Hér getur þú með hnappinum „bæta við sérsniðinni áhættu“ bætt við eigin færslum.
Ef áhættu vantar í verkfærinu, sem er til staðar á vinnustaðnum þínum/í fyrirtækinu þínu, þarftu að bæta henni við hér. Þú getur skilgreint/orðað þessar áhættutegundir algjörlega sjálf/ur.
„Sérsniðin áhætta“ virkar með nánast sama hætti og áhættutegundirnar í OiRA verkfærinu nema þú þarft augljóslega að skrifa textann. Textinn ætti hið minnsta að vera stutt fullyrðing sem lýsir vandamálinu en einnig er kostur á lengri lýsingu. Þú getur einnig hlaðið upp mynd til að sýna tilteknar aðstæður.
Eins og hjá venjulegri áhættu þarftu að segja til um hvort áhættan sé til staðar eða ekki. Það gerir þér kleift að haka við sérsniðna áhættu, þegar þú hefur tekist á við hana með árangri en skrásett hana í áhættumatinu.
Þú getur bætt við eins mörgum sérsniðnum áhættutegundum og þú þarft.
#Aðgerðaráætlun
Í þessu skrefi ákveður þú til hvaða ráðstafana þú vilt grípa til að útrýma eða draga úr áhættu sem þú hefur áður greint.
Athugaðu: Eins og tekið var fram að ofan er aðgerðaáætlunin sett fram í sérstöku skrefi í valmyndinni til vinstri eða birtist undir greindri áhættu. Við hið síðarnefnda nefnist skrefið í valmyndinni „mat“ og inniheldur bæði áhættufullyrðingar og val um viðbrögð.
Útgáfan þín fer eftir ákvörðunum landsskrifstofu OiRA/hönnuði verkfærisins.
Samþætt aðgerðaáætlun
Ef þú svarar spurningu með „nei“ að þá mun aðgerðaáætlunaráfanginn opnast á síðunni undir fyrirsögninni „ráðstafanir“.
Þú getur bæði valið ráðstafanir af lista, sem kerfið leggur til, eða tilgreint eigin ráðstafanir.
Aðskilin aðgerðaáætlun
Smelltu á hnappinn „búa til aðgerðaáætlun“ til að búa til áætlunina.
Í skrefinu aðgerðaáætlun sýnir valmyndin til vinstri nú aðeins áhættu, sem merkt hefur verið fyrir frekari aðgerðir, þar sem aðrar áhættutegundir voru merktar þannig að þær væru ekki til staðar.
Þú verður beðin/n um að tiltaka ráðstafanir fyrir allar áhættutegundir sem svarað var með „nei“ í matsferlinu og forgangsáhættu (óháð því hvort þeim var svarað með jákvæðum eða neikvæðum hætti).
Þú getur annaðhvort valið af lista með ráðstöfunum, sem kerfið leggur til, eða tiltekið eigin ráðstafanir.
Bæta við eigin ráðstöfunum
Notaðu hnappinn „bæta við ráðstöfun“. Þú ættir að:
- Lýsa þeirri almennu nálgun, sem gripið verður til, til að útrýma eða draga úr áhættunni.
- Taka fram með valkvæðum hætti hvaða á hvaða sérfræðiþekkingu og/eða kröfum sé þörf (t.d. getur þú bætt við hér hvort þörf sé á tiltekinni þjálfun eða utanaðkomandi sérfræðiþekkingu til að taka á áhættunni)
- Færa inn upplýsingar um hver beri ábyrgð á framkvæmdinni.
- Tilgreina fjárhagsramma, ef svo á við.
- Hugsanlega tilgreina dagsetningar um hvenær eigi að hrinda ráðstöfuninni í framkvæmd og hvenær þú ráðgerir að ljúka við hana.
Þú getur bætt við ráðstöfunum eftir þörfum.
Bæta við staðlaðri ráðstöfun
Það fer eftir því hvernig landsskrifstofa OiRA/hönnuður verkfærisins setti það upp hvort boðið sé upp á tilgreindar ráðstafanir fyrir einstakar áhættutegundir. Til að velja eina eða fleiri tilgreinda ráðstöfun skaltu smella á hnappinn „velja staðlaða ráðstöfun“.
Sprettivalmynd opnast með öllum ráðstöfununum sem stungið er upp á. Smelltu á hnappinn „bæta við“ hjá þeim sem þú vilt nota.
Tilgreindu ráðstafanirnar birtast þá í aðgerðaáætluninni þinni. Lýsingin á því sem þarf að gera er fastsett en aðra reiti (ábyrgðarsvið, fjárhagsrammi, dagsetningar) er hægt að fylla út og ættir þú að gera það.
Það er hægt að eyða bæði stöðluðum ráðstöfunum og ráðstöfunum, sem þú hefur tiltekið, hvenær sem er.
Þjálfun
Eiginleikinn „Undirbúa þjálfunarefni“ er hannaður til að hjálpa þér að búa til þjálfunarefni þegar þú framkvæmir áhættumat. Eftirfarandi leiðbeiningar munu leiðbeina þér um hvernig þú getur best notað þennan eiginleika:
Sjálfvirk sköpun þjálfunarefnis
Þegar þú framkvæmir áhættumat tekur kerfið samtímis saman þjálfunarefni í bakgrunni. Þetta tryggir að hverju áhættumati fylgi samsvarandi þjálfunarúrræðum.
Aðgangur að þjálfunarhlutanum
Undir hverri áhættu er hluti „Þjálfun“. Ef þessi hluti er ekki stækkaður sjálfkrafa geturðu smellt á örina til að sýna allt innihaldið.
Útgáfa þjálfunarefnis
Í þjálfunarhlutanum finnurðu sérstakar ráðstafanir sem tengjast þeirri áhættu. Hægt er að merkja hverja ráðstöfun sem viðeigandi efni fyrir þjálfun samstarfsfólks eða starfsmanna. Til að velja eða afvelja mælikvarða til að sýna eða ekki sýna í þjálfunarefninu, smelltu á augntáknið við hlið hvers máls. Sjálfgefið er að allar ráðstafanir séu innifaldar í þjálfunarefninu.
Þjálfunarefnið inniheldur eftirfarandi atriði:
- Ráðstafanir sem þegar hafa verið framkvæmdar: Þetta eru þær fyrirbyggjandi aðgerðir sem þegar hafa verið gerðar til að draga úr áhættunni.
- Viðbótarráðstafanir: Þetta eru allar aðrar fyrirbyggjandi aðgerðir sem voru valdar til að stjórna áhættunni.
- Upplýsingaþáttur: Upplýsingarnar sem tengjast hverri áhættu sem veita upplýsingar um eðli hennar og hugsanleg áhrif.
- Athugasemdir: Ef það eru einhverjar athugasemdir sem lúta að tiltekinni áhættu, er valfrjálst að hafa þær með í þjálfunarefninu fyrir frekari samhengi eða innsýn.
Með því að velja viðeigandi ráðstafanir geturðu tryggt persónulega þjálfunarupplifun fyrir starfsmenn þína.
Skýrsla
Þegar þú hefur lokið við aðgerðaáætlunina getur þú búið til skýrslu.
Ef þú vilt skilja eftir athugasemd fyrir skýrsluna skaltu skrifa texta hér og vista.
Sjá hér til að fá frekari upplýsingar um mismunandi skýrslur og hvernig eigi að nota þær.
Staða
Litla kökuritið í valmyndinni til vinstri sýnir þér framvindu þína í verkfærinu.
Stöðuhlutinn veitir yfirlit yfir hversu margar áhættutegundir þú hefur borið kennsl á, á hversu mörgum þú hefur tekið með ráðstöfunum og hversu mörgum áhættutegundum/fullyrðingum þú hefur enn ekki brugðist við.
Þegar þú ferð á stöðuskjámyndina sérðu hversu langt þú hefur náð í hverjum áfanga. Það getur hjálpað þér að skrá niður hvar þú eigir enn eftir að bera kennsl á áhættu eða grípa til ráðstafana þar sem þú hefur greint áhættu.
Að læsa áhættumati
Ef þú ert kominn á það stig að áhættumatið þitt telst vera lokið gæti verið gagnlegt að koma þessu á framfæri við restina af fyrirtækinu þínu. Ein leið til að gera það í tækinu er með því að læsa áhættumatinu. Fylgið eftirfarandi skrefum til að læsa áhættumati:
- Opnaðu áhættumat og tryggðu að það sé virkt á hvaða síðu sem er ekki „Þjálfun“ eða „Stillingar“.
- Á tækjastikunni smellirðu á lástáknið .
- Valmynd mun birtast. Í þessari valmynd skaltu velja „Læsa áhættumati“.
Þegar þessum skrefum er lokið er áhættumatinu þínu strax læst, sem er gert sýnilegt með því að læsingartáknið birtist sem lokað.
If you have reached a stage where your risk assessment is considered finalised, it might be helpful to communicate this to the rest of your organisation. One way to do so in the tool is by locking the risk assessment. Follow the steps below to lock a risk assessment:
- Open a risk assessment, ensuring it is active on any page that is not „Training“ or „Settings“.
- On the toolbar, click on the lock icon .
- A menu will appear. From this menu, select „Lock risk assessment“.
Upon completing these steps, your risk assessment is immediately locked, which is made visible by the locking icon now showing as closed .