Alguma vez chegaram ao fim de um dia de trabalho esgotante e se aperceberam de que na realidade não alcançaram nada? Que foi reunião atrás de reunião atrás de reunião, atrás de reunião... 
[A Forma Como Trabalhamos] 
(Música) 
Como líder empresarial em recuperação, sei que todos sentimos que o nosso tempo não nos pertence, outras pessoas controlam os nossos calendários e apenas reagimos aos seus caprichos. Mas estes surtos no calendário podem evitar-se. Há tanta coisa que não podemos controlar. Não podemos controlar os nossos líderes, nem as exigências dos clientes, e muito menos uma pandemia mundial. Mas podemos controlar o nosso tempo, só nos esquecemos de como o fazer. 
Criei cinco passos, fáceis de implementar, que vão fazer o vosso calendário parar de vos dificultar a vida e começar a facilitá-la. E funcionam mesmo. Trabalhámos com uma grande empresa e pedimos a alguns líderes para seguirem estas dicas enquanto que outros não. Sabem o que aconteceu? Os líderes que usaram estes passos viram que se abriu tempo nas suas agendas para poderem trabalhar a sério. 
Dica número um: Perguntem-se: “preciso mesmo desta reunião?” Alimentamos a ilusão de que é preciso reuniões para tudo. Pensamos: “preciso de ver se fulano concorda com isto, vou marcar uma hora.” Ou: “tenho uma questão sobre o processo, vou marcar uma reunião.” Na realidade, quase metade das reuniões que marcamos podiam resolver-se com uma simples chamada ou mensagem. 
Um truque para evitar isto: Quando estão a pensar em marcar uma reunião, escrevam primeiro o convite. Se não conseguirem iniciar o assunto com um verbo de ação, não marquem a reunião. “Decidir, finalizar, criar novos passos.” São razões válidas para uma reunião. “Rever”, por outro lado, não é um verbo de ação. Se estão a marcar uma reunião para rever algo, enviem-no antecipadamente e marquem uma reunião de 15 minutos para as questões. Pode ser que assim o Joe leia o material. 
Em relação ao verbo de ação, se vão marcar uma reunião deviam criar um comunicado de objetivos claro. “Nesta reunião vamos decidir bum, bum, bum! Venham preparados.” Não precisam de um plano completo; ninguém vai ler isso tudo. Mas o comunicado de objetivos será suficiente para que quando comecem, todos estejam prontos, a prestar atenção e focados na meta. 
Dica número dois: Convidem o menor número de pessoas possível. Sejamos honestos, a maioria de nós convida pessoas de forma defensiva. Na verdade, só precisamos do Raco mas se não incluirmos o Dion, vai ficar irritado, por isso convidámo-lo a ele, à Shannon e à Jane. E agora desperdiçamos o tempo de todas estas pessoas em vez de ir diretamente ao responsável pelas decisões. Está na hora de ultrapassar estes medos infantis e simplesmente convidar as pessoas que são necessárias para cumprir a meta. Os outros serão informados mais tarde. 
Não há problema em não sermos convidados para tudo. Estudos mostram que o tamanho ideal de uma reunião para tomar decisões é entre cinco e oito pessoas. Ao convidar mais pessoas, estamos a reduzir as probabilidades de alcançar a nossa meta. 
Dica número três: Façam reuniões mais curtas. Se querem ter mais tempo, deixem-se de reuniões de uma hora. Eu marco reuniões de 30 a 45 minutos e chega muito bem. Ponto final, parágrafo! Dá tempo suficiente para digerir, planear os passos seguintes, respirar um pouco e talvez até ir à casa de banho. Impede o horrível efeito de bola de neve de estar atrasado que vai aumentando ao longo do dia. 
Dica número quatro: Digam não a reuniões de outras pessoas. Temos o hábito de dizer sim a todos os convites para reuniões. Às vezes vamos só pelo medo de perder algo importante ou pior, por causa do ego. Nenhuma dessas razões justifica gastar tempo precioso numa reunião. Uma melhor forma de decidir: Perguntem-se: “a minha opinião é mesmo fundamental para a meta desta reunião?” Ou ainda melhor: “Esta reunião avança os meus objetivos, os da minha equipa ou dos meus clientes?” Se não for o caso, digam não. 
Já sei o que estão a pensar: é difícil dizer não a uma reunião. Na verdade, não é. Basta dizer a verdade a quem está a planeá-la. Eles têm tudo controlado e se precisarem de vocês, basta darem um toque. Também podem sempre delegar a reunião para alguém competente ou um especialista no assunto que seria a pessoa mais indicada. Até podem dizer que nessa semana têm outras prioridades e perguntar se é obrigatório estarem presentes. Basta comunicar de forma clara e honesta. 
Dica número cinco: Sejam impiedosos com o vosso tempo. Como vos diria qualquer hospedeira, têm de pôr a vossa máscara de oxigénio primeiro. É a única forma de estarem no vosso melhor para ajudarem os outros, por isso tirem tempo para fazer o que precisam para se sentirem humanos. Isso inclui agendar blocos de tempo sem interrupções para se focarem no vosso trabalho. Se têm um projeto que vai exigir 10 horas de foco total e esforço, programem esse tempo no calendário. Agendem duas horas por dia de “proibição de voo”, alguns dias por semana, durante as horas em que são mais produtivos. 
Não precisam de fazer estas mudanças de forma isolada, como se fossem um segredo. Podem dizer que estão a experimentar algo novo e a assumir o controlo do vosso calendário. E não há necessidade de fazerem tudo de uma vez. Escolham uma ideia e ponham-na em prática. Não só as pessoas vão perceber, como vão apreciar o que estão a fazer. 
Só resta uma questão: Têm coragem para tomar posse do vosso calendário? Acredito que sim. 
