Siempre quise ser una máquina en secreto. Pensaba que si fuera una máquina, no se me pasaría nada por alto, no se me olvidaría nada. Siempre cumpliría mis obligaciones puntualmente. Sabía que había gente así por ahí, y quería averiguar qué les motiva. 
[Nuestra forma de trabajar] 
Hace unos años creé el boletín <i>Superorganizadores</i>, donde tracé el perfil de 50 personas muy productivas en varios campos. Hablé con directores que controlan sus tareas diarias cada 15 minutos. Hablé con inversores que registran cada persona que han conocido y con directores generales con agendas casi vacías y que apenas organizan reuniones. 
Yo mismo he probado muchos trucos para acercarme a mi meta. Me pegué cinta en la boca mientras dormía. Miré una lámpara solar para aumentar mi energía. Visualicé mi yo compasivo y probé distintos suplementos para parchear mi química corporal. A veces lo que pruebo funciona y otras veces no. A veces son cosas un poco absurdas. Compartiré con Uds. el mejor truco que aprendí durante todo mi estudio. 
La meta de ser una máquina es en realidad una trampa. Entorpece la productividad porque no nos deja ver la raíz del verdadero problema. No somos máquinas, tenemos emociones. Reconocer las emociones con destreza y trabajar con ellas es la única forma de ser productivos día tras día. La culpa, la vergüenza o el miedo suelen subyacer a lo que nos sucede y que apenas entendemos. Los problemas de productividad tapan la necesidad de una nueva herramienta o sistema, pero también nuestra vida afectiva. Ser conscientes de las emociones y observar sus efectos nos ofrecen flexibilidad y libertad para avanzar en caso de estancamiento. Descubrí que la gente más productiva del mundo, la que se parece más a una máquina, lo reconoce de hecho. Hacen tres cosas para trabajar así. Son conscientes del problema, observan lo que ocurre sin juzgarlo para poder comprenderlo, y siguen experimentando con sistemas o equipos, actitudes y herramientas hasta que cambia. Puede parecer sencillo y lo es, pero es difícil de hacer porque nos bloqueamos en cada fase y nos retorcemos de vergüenza, culpa, miedo y duda, que no nos dejan ver con claridad. Hacer esto bien requiere un nivel de dominio emocional que es muy difícil de practicar. Permítanme explicarles y mostrarles cómo funciona. 
El primer paso es la concienciación, es decir, ser conscientes de los problemas de su productividad. Es más difícil de lo que parece. Da igual el problema. Resulta más fácil ignorarlo y esperar que desaparezca que admitir que algo va mal. Creemos que deberíamos ser capaces de hacerlo mejor y pensamos “Bueno, así es el trabajo. Me tengo que aguantar.” Se encuentren los problemas de productividad que se encuentren, quizás no piensen demasiado en ellos porque es... muy doloroso. 
Pero la magia está en ser conscientes de los problemas de los que no solemos serlo. Las personas más productivas practican de forma regular para mantener esa conciencia. A veces con un diario o con atención plena, a veces paseando o yendo a psicoterapia. Pero todos hacen algo. 
Les pondré un ejemplo personal. Me cuesta mucho mantener al día mi bandeja de entrada. Soy director general de una <i>startup</i> <i>y </i>fue difícil admitirlo al principio. Parecía una acusación contra mí y contra mi capacidad de éxito si mi bandeja era un caos. El año pasado, tras mucho reflexionar, me di cuenta de que debía aceptar que el retraso causaba problemas a la empresa. 
Una vez que fui consciente, empecé el siguiente paso, la observación. Cuando entré en esta fase, quería ver, juzgando lo menos posible, qué suele provocar la saturación de mi bandeja. Me resultó difícil observar sin juzgar. Me surgieron dudas y miedo. Pensé “¿Tengo que hacer esto?“. Pensé que sería capaz de revisar todos mis correos sin problema. Cuando me puse con ello, empecé a notar algo sorprendente. En realidad había muchos períodos en los que mi bandeja estaba al día. Cada dos semanas había un cambio y se convertía en un caos enorme. Y lo desencadenaba algo muy concreto. O bien un correo que no quería atender o un período ajetreado y sin ver mi correo durante uno o dos días. Y cuando sucedía esto, los correos se acumulaban y me daba vergüenza. Evitaba la bandeja de entrada y el montón empeoraba. Era un círculo vicioso. Cuando lo vi, sabía que debía intervenir en un punto lógico. Lo que tenía que hacer era darme cuenta justo cada dos semanas, cuando mi bandeja empezaba a ser un caos. Si era capaz de eso, podría mantenerla limpia después. 
Esto nos lleva al siguiente paso, la experimentación. Cuando la gente productiva admite el problema y observa sus características sin juzgar, prueban y ven qué solución funciona. Insisto, puede ser muy fácil enredarse con esto. Estamos llenos de ideas preconcebidas sobre los límites con los que se puede o no experimentar. Somos presos de estos prejuicios. No queremos parecer bobos o débiles. Pero si nos permitimos dar con lo que funciona, descubrimos lo que otros no pueden. 
Probé muchas cosas diferentes para lidiar con el problema del correo. Probé una cafetería nueva para darle un empujón a los correos. Intentaba hablar de ello con mi socio y con otros compañeros para reducir mi sentimiento de culpa. Probé a simplificar el correo. Intenté mirar el correo dos veces al día. Pero nada de esto solucionó del todo el problema. Por tanto, seguí adelante y tuve una gran idea. Se me ocurrió utilizar mi propio deseo de no decepcionar a la gente para revisar el correo. Tengo la suerte de compartir un asistente virtual con mi socio. Así pues, me pregunté “¿Y si reservo una hora varias veces a la semana para que me ayuden?“. Al comenzar la hora, me preguntarían en un mensaje por el número de correos. Y al acabar la hora, me preguntarían cuántos había revisado. Usé un asistente virtual, pero vale cualquier persona, como un familiar o un amigo con un problema similar, y hagan un trato. Se tarda un par de segundos en intercambiarse mensajes. 
Cuando me lo planteé, reaccioné con vergüenza. Creía que no me haría falta ayuda para hacer mi trabajo. Temía hablar con alguien para pedirle este tipo de favor y admitirle a otro el problema. Me parecía una tontería. Pero decidí probarlo. Pues resulta que esa simple interacción unas cuantas veces a la semana me supone una enorme diferencia. Un mensaje de mi asistente me mantiene atento al correo y evita su acumulación, lo que facilita mucho mantener la bandeja limpia en otros momentos. Y aquí estoy, casi un año después, con una bandeja de entrada siempre limpia. Quizá no le funcione a Uds., pero a mí sí. Puede que otros métodos les parezcan mejores, como pasar los correos a tareas pendientes, o asegurarse de simplificar la bandeja o, incluso, analizar primero por qué hay que revisar la bandeja. Pero la única forma de averiguarlo es probarlo. 
Me he percatado durante todo mi estudio de que, en realidad, nunca quise ser una máquina. Me sentía culpable y avergonzado por no serlo. Una vez que empecé a trabajar así, todo cambió para mí. 
Creemos que la productividad va de programas, portátiles, tareas, esquemas, agendas, horarios y bandejas de entrada. Y es todo eso, pero también se trata del cerebro y del cuerpo. Se trata de nuestras emociones y de cómo nos guían y a veces estorban. Si volteamos la roca de la productividad, encontraremos debajo muchas cosas escondidas. Identificar lo que hay es el mejor truco para la productividad que conozco. 
