Prise en main¶
Le logiciel Diacamma Syndic comprends un grand nombre de paramétrages et peu paraître difficile à configurer au besoin de votre structure.
Nous vous proposons cette explication pour vous aider à franchir cette première étape dans l’utilisation de cet outil.
Suivez pas à pas les différents phases de réglages. Dans chaque étape, nous ne ré-détaillons pas les fonctionnalités. Nous vous invitons également à vous référer au reste du manuel utilisateur pour cela.
Il peut être intéressant de réaliser des sauvegardes au cours de cette procédure. Cela vous permettra, si vous faite une erreur, de revenir à une étape précédente sans tout recommencer (installation comprise).
Vérifiez la mise à jours de votre logiciel¶
Commencez par vérifiez que votre logiciel est à jours. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne sont pas toujours inclus dans les installateurs.
Présentation de votre copropriété¶
Menu General/Nos coordonnées
Dans cette écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent ces informations en particulier pour les impressions.
Création de votre premier exercice comptable¶
Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptables Menu Finance/Comptabilité/plan comptable
Ouvrer votre premier exercice comptable et rendez le actifs. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cette exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnel.
Réglage de votre copropriété¶
Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration de copropriété
Vérifiez que ces paramètres correspondent à votre utilisation.
Définition des ensembles, des lots et des tantièmes¶
Menu Général/Copropriété/Les ensembles et les copropriétaires
Ajoutez vos ensembles de lots à votre copropriété, vos copropriétaires et définisez pour chaque ensemble la cote part de chaque propriétaire.
Mise à jours comptable¶
Menu Finance/Comptabilité/écritures comptable Menu Finance/Comptabilité/Modèle d’écriture
Si vous mettez en place Diacamma Syndic au cours de votre exercice, vous devrez également saisir votre report à nouveau de l’exercice précédent ainsi que ressaisir les écritures du début d’année. Attention: n’oubliez pas que l’ajout d’une cotisation d’adhérent génère une facture ainsi que des écritures comptables associées. Prenez en compte dans la reprise de votre comptabilité. Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écritures. Enregistrez entant que modèle les écritures récurrentes que vous avez au cours d’une année. Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques cliques.
Le courriel¶
Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel
Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Syndic d’envoyé un certain nombre de message: facture en PDF, mot de passe de connexion, ... Vous pouvez préciser comment réagis les liens ‘écrire à tous’ réagis avec votre logiciel de messagerie.
Les responsables¶
Menu Général/Nos coordonnées Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants
Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associé des personnes comme résponsable de votre structure comme les copropriétaire membre du conseil d’administration. Utilisez l’outil de recherche et assignez leur une fonction. Vous pouvez également rajouter des fonctions propres à votre structure.
Depuis la fiche de chacun de vos copropriétaire, vous pouvez donner à des personnes actives un droit de connexion à Diacamma Syndic. Privilégié une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propre à chaque utilisateur. Associez leur également des droits correspondants à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible l’utilisation de l’alias ‘admin’ qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.
La gestions documentaire¶
Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier Menu Bureautique/Documents/Documents
Définissez vos différents dossier vous permettant d’importer vos documents à classer et à partager.
Une fois avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Syndic est pleinement opérationnel. N’hésistez pas à consulter le forum: de nombreuses astuces peux vous aider pour utiliser au mieux votre logiciel.